“Làm việc trong kỳ nghỉ tại khu nghỉ dưỡng” – Một xu hướng không chỉ là mốt mà còn là chiến lược nâng cao năng suất và giữ chân nhân tài của các doanh nghiệp đang được chú ý. Theo khảo sát của Viện Nghiên cứu Quản lý NTT Data, hiệu suất công việc của những người thực hiện workation đã tăng khoảng 20% và hiệu quả này duy trì trong 5 ngày sau khi kết thúc.
Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp vẫn lo lắng về việc “muốn áp dụng nhưng không biết quản lý nhân sự thế nào” hay “có cần thay đổi quy định lao động không”. Bài viết này sẽ giải thích toàn bộ những điều mà người phụ trách doanh nghiệp cần biết từ khái niệm cơ bản về workation, các bước triển khai, những điểm cần lưu ý trong quản lý nhân sự, đến việc lựa chọn cơ sở vật chất phù hợp.
Workation là gì
Workation là từ ghép giữa “Work (công việc)” và “Vacation (kỳ nghỉ)”, chỉ cách làm việc trong môi trường khác thường như khu nghỉ dưỡng hay điểm du lịch, nơi mà người lao động có thể làm việc từ xa trong khi vẫn tận hưởng thời gian rảnh. Kể từ năm 2020, với sự phát triển của làm việc từ xa, số lượng doanh nghiệp áp dụng workation tại Nhật Bản đã tăng nhanh chóng. Theo khảo sát của Cục Du lịch, tỷ lệ nhận thức về workation đã đạt khoảng 80% vào năm 2024, và số lượng doanh nghiệp có ý định thực hiện ngày càng tăng.
Có một số loại hình workation, và việc phân loại chúng theo mục tiêu của doanh nghiệp và nhu cầu của nhân viên là rất quan trọng.
| Loại hình | Nội dung | Mục đích chính |
|---|---|---|
| Sử dụng kỳ nghỉ | Thêm ngày làm việc từ xa trước và sau kỳ nghỉ phép | Cải thiện cân bằng công việc và cuộc sống |
| Học tập nhóm | Nhóm làm việc tại cơ sở địa phương để tập trung | Xây dựng đội nhóm và tăng cường sáng tạo |
| Văn phòng vệ tinh | Sử dụng cơ sở làm việc chung tại địa phương | Tập trung làm việc và thay đổi không khí |
| Kết hợp công việc và nghỉ ngơi | Thêm kỳ nghỉ trước và sau chuyến công tác | Giảm mệt mỏi sau chuyến công tác và tăng động lực |
Một số doanh nghiệp có thể kết hợp nhiều loại hình để thiết kế hệ thống. Ví dụ, thông thường áp dụng loại hình sử dụng kỳ nghỉ theo sự tự quyết của cá nhân, nhưng mỗi quý thực hiện một lần học tập nhóm, đây là cách tiếp cận lý tưởng để nâng cao cả năng suất và sức mạnh tổ chức.
Lợi ích của việc triển khai workation
Lợi ích của workation không chỉ đơn thuần là “nhân viên hài lòng”. Cũng đã có những hiệu quả cụ thể được chứng minh về mặt quản lý. Trong một thí nghiệm thực nghiệm do Viện Nghiên cứu Quản lý NTT Data thực hiện, hiệu suất của nhân viên trong thời gian workation đã tăng khoảng 20%, và hiệu quả này duy trì trong 5 ngày sau khi kết thúc workation. Hơn nữa, cũng đã ghi nhận sự giảm stress và hiệu quả làm mới tinh thần và thể chất.
Dựa trên những kết quả khảo sát này, workation nên được coi là “đầu tư cho việc nâng cao năng suất” chứ không phải là “chi phí phúc lợi”.
| Lợi ích | Hiệu quả cụ thể | Chỉ số bị ảnh hưởng |
|---|---|---|
| Tăng năng suất | Hiệu suất tăng khoảng 20% (khảo sát của NTT Data) | Hiệu quả công việc và chất lượng đầu ra |
| Tính bền vững của hiệu quả | Hiệu quả duy trì trong 5 ngày sau workation | Năng suất trung và dài hạn |
| Giảm stress | Làm việc trong môi trường tự nhiên giúp làm mới tinh thần | Tỷ lệ nghỉ việc và sức khỏe tâm thần |
| Giữ chân nhân tài | Cách làm việc linh hoạt liên quan trực tiếp đến sức cạnh tranh trong tuyển dụng | Số lượng ứng viên và tỷ lệ chấp nhận đề nghị |
| Khuyến khích sử dụng kỳ nghỉ | Tỷ lệ sử dụng kỳ nghỉ phép tăng lên nhờ workation | Chỉ số cải cách cách làm việc |
| Kích thích phát triển địa phương | Hợp tác với chính quyền địa phương tạo hiệu ứng CSR | Xây dựng thương hiệu doanh nghiệp |
Một số người phụ trách doanh nghiệp đã chia sẻ rằng “khi chúng tôi áp dụng workation, tỷ lệ sử dụng kỳ nghỉ phép đã tăng 30% so với năm trước”. Nhân viên cảm thấy khó khăn trong việc xin nghỉ phép cũng có thể dễ dàng hơn khi có lý do là workation, đây là một hiệu ứng phụ không thể bỏ qua.
Nhược điểm và biện pháp đối phó khi triển khai workation
Không nên chỉ nhấn mạnh vào lợi ích. Việc triển khai workation cũng có những thách thức thực tế, và việc thực hiện các biện pháp đối phó trước là chìa khóa cho sự thành công. Đặc biệt, các doanh nghiệp nhỏ thường lo lắng rằng “ít người nên khó khăn trong việc làm từ xa” hay “lo ngại về bảo mật”. Tuy nhiên, những thách thức này hoàn toàn có thể vượt qua bằng cách thiết kế hệ thống hợp lý và áp dụng các công cụ phù hợp.
| Nhược điểm | Thách thức cụ thể | Biện pháp |
|---|---|---|
| Quản lý nhân sự phức tạp | Khó khăn trong việc theo dõi thời gian làm việc | Áp dụng công cụ quản lý thời gian và thiết lập giờ làm việc chính |
| Rủi ro bảo mật | Rò rỉ thông tin do sử dụng Wi-Fi công cộng | Bắt buộc sử dụng VPN và thiết lập chính sách quản lý thiết bị |
| Giảm giao tiếp | Giảm thiểu việc gặp mặt trực tiếp | Tổ chức cuộc họp định kỳ vào buổi sáng và buổi tối, sử dụng công cụ chat |
| Gánh nặng chi phí | Phân chia chi phí lưu trú và đi lại | Sử dụng dịch vụ phúc lợi để giảm chi phí đáng kể |
| Cảm giác không công bằng | Sự khác biệt trong đãi ngộ so với nhân viên làm việc tại chỗ | Thiết kế hệ thống theo loại hình công việc, chuẩn bị hệ thống riêng cho nhân viên tại chỗ |
| Ranh giới giữa công việc và kỳ nghỉ không rõ ràng | Không thể thoát khỏi chế độ làm việc | Làm rõ thời gian làm việc và áp dụng quy định nghỉ giữa giờ |
Đặc biệt về mặt chi phí, việc sử dụng dịch vụ phúc lợi cho doanh nghiệp thường tiết kiệm hơn nhiều so với việc tự mình đặt chỗ lưu trú. Ví dụ, nếu áp dụng dịch vụ hội viên cho phép sử dụng hơn 400 cơ sở trên toàn quốc với mức giảm giá lên tới 80%, doanh nghiệp có thể giảm đáng kể chi phí lưu trú cho mỗi nhân viên trong khi mở rộng lựa chọn workation.
Các bước triển khai và điểm cần chú ý trong quy định lao động
Nếu bắt đầu workation một cách “mơ hồ”, có thể gây ra các vấn đề. Để hệ thống này được áp dụng một cách chính thức, việc thực hiện theo quy trình triển khai từng bước là rất quan trọng. Dưới đây là 5 bước chung của các doanh nghiệp đã thành công trong việc triển khai.
| Bước | Nội dung | Thời gian dự kiến |
|---|---|---|
| Bước 1 | Đề xuất và phê duyệt từ ban lãnh đạo (đặt mục tiêu và KPI) | 1-2 tháng |
| Bước 2 | Sửa đổi quy định lao động và quy định nội bộ (xây dựng quy tắc quản lý nhân sự) | 1-2 tháng |
| Bước 3 | Thực hiện thử nghiệm (vận hành thử nghiệm tại bộ phận giới hạn và trong thời gian nhất định) | 2-3 tháng |
| Bước 4 | Đánh giá hiệu quả và thu thập phản hồi | 1 tháng |
| Bước 5 | Triển khai toàn công ty và chính thức hóa | 1-2 tháng |
Khi sửa đổi quy định lao động, cần làm rõ các mục sau. Nếu bắt đầu vận hành với một hệ thống không rõ ràng, có thể dẫn đến rủi ro về tranh chấp giữa lao động và doanh nghiệp hoặc cảm giác không công bằng.
| Mục quy định | Nội dung cần ghi | Lưu ý |
|---|---|---|
| Đối tượng | Điều kiện về loại hình công việc, thời gian làm việc, cấp bậc | Không cần phải áp dụng cho tất cả nhân viên |
| Địa điểm thực hiện | Điều kiện về cơ sở và khu vực có thể sử dụng | Làm rõ yêu cầu về môi trường Wi-Fi và bảo mật |
| Thời gian làm việc | Có giờ làm việc chính và có linh hoạt hay không | Làm rõ cách xử lý thời gian nghỉ giữa giờ |
| Phân chia chi phí | Phân chia chi phí đi lại, lưu trú và chi phí truyền thông | Làm rõ mức tối đa và phương thức thanh toán |
| Phương thức xin phép | Thời hạn xin phép trước và quy trình phê duyệt | Thông thường là phê duyệt của cấp trên và xác nhận của bộ phận nhân sự |
| Xử lý tai nạn lao động | Đối phó với tai nạn và thương tích trong thời gian làm việc | Làm rõ sự phân biệt giữa thời gian làm việc và thời gian cá nhân |
Điểm cần lưu ý trong quản lý nhân sự và các vấn đề pháp lý
Một trong những vấn đề mà doanh nghiệp gặp khó khăn nhất khi triển khai workation là quản lý nhân sự. Khác với làm việc từ xa, workation có thể có sự pha trộn giữa “thời gian làm việc” và “thời gian nghỉ” trong cùng một ngày. Nếu không quản lý đúng cách, có thể dẫn đến rủi ro pháp lý như không trả tiền làm thêm giờ hoặc vi phạm thỏa thuận 36.
Về quản lý thời gian, việc sử dụng ứng dụng chấm công có vị trí địa lý hoặc kết hợp với nhật ký hoạt động trên máy tính để lưu lại các ghi chép khách quan là phương pháp phổ biến. “Chỉ dựa vào tự khai báo” có thể bị chỉ trích từ cơ quan lao động, vì vậy khuyến nghị nên kết hợp nhiều phương pháp quản lý.
| Mục quản lý | Công cụ/phương pháp khuyến nghị | Lưu ý |
|---|---|---|
| Chấm công | Công cụ quản lý thời gian đám mây (như KING OF TIME) | Ghi lại vị trí thông qua chấm công GPS |
| Báo cáo công việc | Báo cáo hàng ngày và chia sẻ qua chat | Kết hợp với đánh giá dựa trên sản phẩm |
| Quản lý giờ làm việc chính | Xác nhận có mặt qua công cụ hội nghị video | Thường có giờ làm việc chính từ 10:00 đến 15:00 |
| Quản lý thời gian nghỉ giữa giờ | Ghi chép thời gian bắt đầu và kết thúc | Làm rõ thời gian cá nhân như tham quan, ăn uống |
| Bảo mật | Kết nối VPN, khóa thiết bị và mã hóa | Cấm sử dụng Wi-Fi công cộng, khuyến khích sử dụng tethering |
Cách chọn cơ sở workation phù hợp
Thành công của workation phụ thuộc rất nhiều vào việc lựa chọn cơ sở. “Cảnh đẹp nhưng Wi-Fi không ổn định” hay “không có không gian làm việc tập trung” sẽ gây cản trở cho công việc. Khi chọn cơ sở, hãy chắc chắn kiểm tra không chỉ sức hấp dẫn của khu nghỉ dưỡng mà còn cả tình trạng cơ sở hạ tầng kinh doanh.
| Tiêu chí lựa chọn | Điểm cần kiểm tra | Tiêu chuẩn khuyến nghị |
|---|---|---|
| Môi trường truyền thông | Tốc độ Wi-Fi và có dây LAN | Tốc độ tải xuống trên 50Mbps, có đường truyền dự phòng |
| Không gian làm việc | Chất lượng bàn làm việc và ghế | Ghế văn phòng phù hợp cho làm việc lâu dài |
| Môi trường họp | Phòng riêng và buồng cách âm | Có khả năng hội nghị video với độ cách âm tốt |
| Môi trường điện | Số lượng ổ cắm và sạc USB | Tối thiểu 2 ổ cắm cho mỗi người |
| Vị trí | Khả năng tiếp cận từ sân bay và ga tàu | Trong vòng 2 giờ từ sân bay hoặc ga chính |
| Cơ sở giải trí | Suối nước nóng, hồ bơi, môi trường tự nhiên | Môi trường giúp làm mới tinh thần và thể chất sau giờ làm việc |
Một số khu vực phổ biến cho workation tại Nhật Bản bao gồm Okinawa, Hokkaido, Nagano, Shirahama ở Wakayama và Miyazaki. Đặc biệt, ở những khu vực mà chính quyền địa phương đang tích cực thúc đẩy workation, thường có các chương trình trợ cấp hoặc kế hoạch thử nghiệm, vì vậy việc thu thập thông tin trước có thể giúp giảm chi phí triển khai.
Tối ưu hóa workation cho doanh nghiệp với Resort Worx
Việc tìm kiếm và ký hợp đồng với các cơ sở workation riêng lẻ là một công việc lớn đối với doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải đàm phán giá cả với từng cơ sở, xử lý hóa đơn và kiểm tra chất lượng. Dịch vụ hội viên lưu trú cho doanh nghiệp “Resort Worx” có thể giải quyết tất cả những vấn đề này một cách đồng bộ.
Resort Worx đã hợp tác với hơn 400 cơ sở trên toàn quốc, cho phép sử dụng các khách sạn nghỉ dưỡng và ryokan phù hợp với workation với mức giá hội viên giảm tới 80%. Hơn nữa, không chỉ nhân viên mà cả người thân trong vòng 2 thế hệ cũng có thể sử dụng, điều này tạo ra sự hài lòng cao về phúc lợi.
| Mục | Nội dung của Resort Worx |
|---|---|
| Số lượng cơ sở hợp tác | Hơn 400 cơ sở trên toàn quốc (nhiều cơ sở phù hợp với workation) |
| Tỷ lệ giảm giá | Giảm tới 80% |
| Cấu trúc giá | Dưới 50 người: 49,000 yên/tháng, 51-100 người: 79,000 yên/tháng |
| Đối tượng sử dụng | Nhân viên + người thân trong vòng 2 thế hệ |
| Hỗ trợ workation | Có thể tìm kiếm cơ sở có Wi-Fi và không gian làm việc |
| Hình thức hợp đồng | Hợp đồng tập trung cho doanh nghiệp, không cần thanh toán riêng |
Với mức phí 49,000 yên mỗi tháng, tất cả nhân viên và gia đình của họ có thể sử dụng, vì vậy một doanh nghiệp có 50 nhân viên chỉ cần trả khoảng 980 yên mỗi tháng cho mỗi nhân viên để sử dụng các cơ sở nghỉ dưỡng trên toàn quốc với mức giá giảm. Điều này giúp doanh nghiệp có thể thực hiện cả việc triển khai hệ thống workation và nâng cao phúc lợi cùng một lúc, tránh tình trạng “đã tạo ra hệ thống nhưng không có cơ sở để sử dụng”.
Nếu bạn quan tâm đến cách làm việc kiểu “digital nomad”, hãy tham khảo Hướng dẫn hoàn chỉnh về digital nomad nhé.
Danh sách kiểm tra để thành công với workation
Cuối cùng, hãy tổng hợp các điểm quan trọng để triển khai workation thành công. Nếu nắm vững thiết kế hệ thống, lựa chọn cơ sở và quy tắc vận hành, workation sẽ trở thành một công cụ mạnh mẽ cho doanh nghiệp. “Bắt đầu từ những điều nhỏ và mở rộng khi thấy kết quả” là cách tiếp cận có ít rủi ro nhất và đã được nhiều doanh nghiệp áp dụng.
| Mục kiểm tra | Nội dung | Độ ưu tiên |
|---|---|---|
| Hiểu biết và phê duyệt từ ban lãnh đạo | Rõ ràng mục tiêu và KPI để đề xuất | Ưu tiên hàng đầu |
| Sửa đổi quy định lao động | Làm rõ thời gian làm việc, phân chia chi phí và quy trình xin phép | Ưu tiên hàng đầu |
| Chính sách bảo mật | Xây dựng quy định về VPN, quản lý thiết bị và quy tắc xử lý thông tin | Cao |
| Lựa chọn và ký hợp đồng với cơ sở | Tối ưu hóa chi phí bằng cách sử dụng dịch vụ cho doanh nghiệp | Cao |
| Thực hiện thử nghiệm | Vận hành thử nghiệm trong 2-3 tháng tại bộ phận giới hạn | Trung bình |
| Thiết lập hệ thống đo lường hiệu quả | Đánh giá bằng khảo sát và dữ liệu định lượng | Trung bình |
| Triển khai toàn công ty và chính thức hóa | Chia sẻ các trường hợp thành công trong nội bộ, chuẩn bị tài liệu hướng dẫn | Trung bình |
Nếu bạn muốn thiết lập môi trường workation như một phúc lợi, hãy tham khảo Cách giảm chi phí lưu trú bằng phúc lợi cho doanh nghiệp. Bằng cách sử dụng dịch vụ du lịch hội viên, bạn có thể xây dựng một hệ thống workation với sự hài lòng cao của nhân viên trong khi giảm thiểu chi phí triển khai.
Xem chi tiết về dịch vụ du lịch hội viên
Cách giảm chi phí lưu trú cho cá nhân khi đi workation
Workation không chỉ có thể được triển khai như một hệ thống của công ty mà còn có thể được thực hiện cá nhân. Đối với những freelancer hay doanh nhân cá nhân tự chi trả cho workation, việc sử dụng dịch vụ du lịch hội viên dành cho cá nhân có thể giúp giảm đáng kể chi phí lưu trú.
Việc ở lại một villa ở Bali với giá chỉ vài nghìn yên mỗi đêm trong khi làm việc từ xa là một lựa chọn thực tế.
Câu hỏi thường gặp
Q. Tai nạn lao động trong thời gian workation sẽ được xử lý như thế nào?
Tai nạn lao động trong thời gian workation sẽ được áp dụng bảo hiểm tai nạn lao động thông thường nếu xảy ra trong giờ làm việc. Tuy nhiên, những thương tích xảy ra ngoài giờ làm việc (trong thời gian tham quan hoặc giải trí) sẽ không được bảo hiểm. Do đó, cần làm rõ sự phân biệt giữa thời gian làm việc và thời gian cá nhân trong quy định lao động và thiết lập hệ thống ghi chép thời gian làm việc một cách khách quan. Doanh nghiệp cũng nên xem xét việc tham gia bảo hiểm tai nạn bổ sung để phòng ngừa.
Q. Ai sẽ chịu trách nhiệm chi phí cho workation?
Cách thức phân chia chi phí phụ thuộc vào từng doanh nghiệp, nhưng thông thường, mô hình phổ biến là “công ty chịu chi phí đi lại, hỗ trợ một phần chi phí lưu trú, chi phí ăn uống và giải trí do nhân viên tự chi trả”. Nếu sử dụng dịch vụ lưu trú cho doanh nghiệp như Resort Worx, doanh nghiệp có thể giảm đáng kể chi phí lưu trú với mức giá hội viên, giúp giảm bớt gánh nặng cho nhân viên.
Q. Doanh nghiệp nhỏ có thể triển khai workation không?
Tất nhiên là có thể. Thực tế, doanh nghiệp nhỏ thường có khả năng ra quyết định nhanh hơn và có thể áp dụng linh hoạt hơn, vì vậy việc triển khai sẽ dễ dàng hơn. Việc sửa đổi quy định lao động cũng không phức tạp như ở các doanh nghiệp lớn, và nên bắt đầu từ những quy tắc đơn giản như “cho phép làm việc từ xa 1-2 ngày mỗi tháng tại địa điểm yêu thích”. Nếu có dưới 50 nhân viên, việc sử dụng dịch vụ lưu trú cho doanh nghiệp với mức phí 49,000 yên mỗi tháng sẽ giúp giảm đáng kể rào cản chi phí.
Q. Làm thế nào để đo lường hiệu quả của workation?
Việc đo lường hiệu quả cần tiếp cận từ cả hai khía cạnh định lượng và định tính. Về mặt định lượng, theo dõi tỷ lệ sử dụng kỳ nghỉ phép, tỷ lệ nghỉ việc và điểm số khảo sát sự hài lòng của nhân viên. Về mặt định tính, một phương pháp phổ biến là yêu cầu đánh giá “mức độ tập trung”, “cảm giác làm mới” và “tác động đến teamwork” trên thang điểm 5 sau khi thực hiện. Cũng có thể áp dụng phương pháp đo lường chỉ số hiệu suất như NTT Data, nhưng bắt đầu từ việc theo dõi sự hài lòng chủ quan của nhân viên và sự thay đổi trong tỷ lệ sử dụng kỳ nghỉ phép là cách thực tế hơn.