วิธีการให้การสนับสนุนการเดินทางผ่านสวัสดิการ｜การออกแบบระบบและจุดประหยัดภาษี

บทความการเดินทางนี้เกี่ยวกับการสนับสนุนการเดินทางในที่ทำงาน โดยเฉพาะการใช้เป็นสวัสดิการที่บริษัทต่าง ๆ เริ่มนำมาใช้เพื่อเพิ่มความพึงพอใจของพนักงานและส่งเสริมการพักผ่อน อย่างไรก็ตาม หากการออกแบบระบบไม่ถูกต้อง อาจทำให้ไม่สามารถรับรองเป็นค่าใช้จ่ายสวัสดิการได้ และอาจถูกจัดเป็นเงินเดือนที่ต้องหักภาษี ซึ่งจะทำให้เกิดความเสี่ยงด้านภาษีได้

บทความนี้จะอธิบายเกี่ยวกับการเปรียบเทียบ 3 วิธีในการให้การสนับสนุนการเดินทางในฐานะสวัสดิการ (การจ่ายแบบคงที่, การคืนค่าใช้จ่ายจริง, และการทำสัญญาบริการ) การจัดการด้านภาษี, เงื่อนไขที่ต้องปฏิบัติเพื่อให้ได้รับการรับรองเป็นค่าใช้จ่ายสวัสดิการ, และวิธีการปฏิบัติที่ช่วยลดต้นทุนในขณะเดียวกันก็เพิ่มประสิทธิภาพสูงสุด

การเปรียบเทียบ 3 วิธีการสนับสนุนการเดินทาง

วิธีการที่บริษัทใช้ในการให้การสนับสนุนการเดินทางสามารถแบ่งออกได้เป็น 3 ประเภทหลัก ๆ ขึ้นอยู่กับวิธีที่เลือก จะมีผลต่อความพึงพอใจของพนักงาน, ความยุ่งยากในการจัดการ, และการจัดการด้านภาษีที่แตกต่างกันอย่างมาก การเข้าใจข้อดีและข้อเสียของแต่ละวิธีอย่างถูกต้องจะเป็นกุญแจสำคัญในการเลือกวิธีที่เหมาะสมกับบริษัทของคุณ

วิธีการ	สรุป	ข้อดี	ข้อเสีย
การจ่ายแบบคงที่	จ่ายเงินสนับสนุนการเดินทางให้พนักงานในจำนวนที่แน่นอน	การจัดการง่าย, พนักงานมีอิสระสูง	มีความเสี่ยงด้านภาษีเงินเดือนสูง
การคืนค่าใช้จ่ายจริง	คืนค่าใช้จ่ายการเดินทางตามใบเสร็จในจำนวนที่กำหนด	มักได้รับการรับรองเป็นค่าใช้จ่ายสวัสดิการ	ภาระงานด้านการบัญชีสูง
การทำสัญญาบริการ	ทำสัญญากับบริการที่พักสำหรับองค์กรและให้บริการแก่พนักงาน	ความเสี่ยงด้านภาษีต่ำ, การจัดการง่าย	สถานที่ใช้บริการถูกจำกัดในบริการที่กำหนด

ในทางปฏิบัติ วิธีที่มีปัญหาน้อยที่สุดคือ “วิธีการทำสัญญาบริการ” หากบริษัททำสัญญากับผู้ให้บริการโดยตรงและพนักงานใช้บริการนั้นในการเข้าพัก จะช่วยหลีกเลี่ยงความเสี่ยงด้านภาษีเงินเดือนได้ เนื่องจากเงินสดจะไม่ถูกส่งตรงไปยังพนักงาน ในทางกลับกัน การจ่ายแบบคงที่มีความอิสระสูงสำหรับพนักงาน แต่หากถูกมองว่า “ใช้ในวัตถุประสงค์อื่นนอกจากการเดินทาง” อาจทำให้ไม่สามารถรับรองเป็นค่าใช้จ่ายสวัสดิการได้

4 เงื่อนไขที่ต้องปฏิบัติเพื่อให้ได้รับการรับรองเป็นค่าใช้จ่ายสวัสดิการ

เพื่อให้การสนับสนุนการเดินทางสามารถจัดการเป็นค่าใช้จ่ายสวัสดิการได้ จะต้องปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านภาษี ตามมุมมองของกรมสรรพากร จะต้องปฏิบัติตาม 4 เงื่อนไขดังต่อไปนี้ หากขาดเงื่อนไขใดเงื่อนไขหนึ่ง จะถูกจัดเป็น “เงินเดือน” และต้องเสียภาษีเงินได้และภาษีท้องถิ่น

เงื่อนไข	เนื้อหาที่เฉพาะเจาะจง	ตัวอย่างที่ไม่ถูกต้อง
ครอบคลุมพนักงานทุกคน	พนักงานทุกคนสามารถใช้ได้โดยไม่คำนึงถึงตำแหน่งหรือประเภทการจ้างงาน	“เฉพาะผู้บริหารเท่านั้นที่ใช้ได้” จะถือเป็นเงินเดือน
จำนวนเงินที่เหมาะสมตามหลักสังคม	จำนวนเงินสนับสนุนต้องอยู่ในขอบเขตที่เหมาะสม (ประมาณ: ไม่เกิน 100,000 เยนต่อปี)	การสนับสนุนการเดินทาง 500,000 เยนต่อปีมีความเสี่ยงที่จะถูกจัดเป็นเงินเดือน
ความจำเป็นในทางธุรกิจหรือวัตถุประสงค์เพื่อการพักผ่อน	ต้องมีวัตถุประสงค์เพื่อรักษาสุขภาพจิตและร่างกายของพนักงาน	การจ่ายเป็นรางวัลให้กับบุคคลเฉพาะถือว่าไม่ถูกต้อง
การจัดทำระเบียบภายใน	เงื่อนไขการใช้, จำนวนเงินสูงสุด, วิธีการขอใช้ต้องมีการระบุในระเบียบ	กฎที่เป็นปากเปล่าเพียงอย่างเดียวมีความเสี่ยงที่จะถูกปฏิเสธในการตรวจสอบภาษี

โดยเฉพาะอย่างยิ่งเงื่อนไข “ครอบคลุมพนักงานทุกคน” เป็นสิ่งที่ต้องระวัง หากทำสัญญาเฉพาะกับพนักงานประจำและไม่รวมพนักงานชั่วคราวหรือพนักงานพาร์ทไทม์ อาจทำให้ไม่สามารถรับรองเป็นค่าใช้จ่ายสวัสดิการได้ การระบุในระเบียบภายในว่า “พนักงานทุกคน (รวมถึงพนักงานประจำ, พนักงานชั่วคราว, พนักงานพาร์ทไทม์, และพนักงานชั่วคราว)” สามารถใช้ได้เป็นสิ่งสำคัญ

การจัดการด้านภาษีและข้อควรระวังตามวิธีการ

แต่ละวิธีมีการจัดการด้านภาษีที่แตกต่างกัน ดังนั้นควรทำความเข้าใจวิธีการจัดการที่ถูกต้องก่อนการนำไปใช้ ในที่นี้จะเปรียบเทียบหมวดหมู่ค่าใช้จ่าย, ความเสี่ยงด้านภาษี, และเอกสารที่จำเป็นสำหรับแต่ละวิธี หากไม่แน่ใจควรปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีก่อน

รายการ	การจ่ายแบบคงที่	การคืนค่าใช้จ่ายจริง	การทำสัญญาบริการ
หมวดหมู่ค่าใช้จ่าย	ค่าใช้จ่ายสวัสดิการ (มีเงื่อนไข)	ค่าใช้จ่ายสวัสดิการ	ค่าใช้จ่ายสวัสดิการ
ความเสี่ยงด้านภาษีเงินเดือน	สูง	ปานกลาง	ต่ำ
เอกสารที่จำเป็น	บันทึกการจ่าย, รายงานการใช้	ใบเสร็จ, รายงานการใช้	สัญญา, รายงานการใช้
การหักภาษีมูลค่าเพิ่ม	ไม่สามารถ (เนื่องจากเป็นการจ่ายเงินสด)	สามารถ (หากมีใบเสร็จ)	สามารถ (ในฐานะค่าบริการ)
ผลกระทบต่อประกันสังคม	หากจัดเป็นเงินเดือนจะรวมอยู่ในฐานการคำนวณ	ไม่มี	ไม่มี

ปัญหาที่เกิดขึ้นบ่อยที่สุดในวิธีการจ่ายแบบคงที่คือ “การพิสูจน์ว่าใช้ในการเดินทางจริงหรือไม่” เป็นเรื่องยาก หากจ่ายเงินสดไปแล้ว ในระหว่างการตรวจสอบภาษีอาจถูกตั้งข้อสังเกตว่า “อาจถูกใช้ในวัตถุประสงค์อื่น” ในทางกลับกัน วิธีการทำสัญญาบริการจะช่วยให้บริษัทจ่ายค่าบริการโดยตรงให้กับผู้ให้บริการ และพนักงานเพียงแค่ใช้บริการที่พัก ทำให้สามารถพิสูจน์ได้ชัดเจนว่า “ใช้ในการเดินทาง” ซึ่งเป็นวิธีที่มีความเสี่ยงด้านภาษีต่ำที่สุด

ตัวอย่างวิธีการทำสัญญาบริการ: Resort Worx

ตัวอย่างที่โดดเด่นของวิธีการทำสัญญาบริการที่มีความเสี่ยงด้านภาษีต่ำและภาระการจัดการน้อยคือการใช้บริการที่พักสำหรับองค์กร “Resort Worx” ซึ่งสามารถใช้บริการได้มากกว่า 400 แห่งทั่วประเทศในราคาลดสูงสุด 80% บริการนี้ได้รับการนำมาใช้โดยบริษัทจำนวนมากในฐานะที่เป็นช่องทางสำหรับระบบการสนับสนุนการเดินทาง

รายการ	เนื้อหา
สถานที่ที่เข้าร่วม	มากกว่า 400 แห่งทั่วประเทศ (รีสอร์ท, น้ำพุร้อน, โรงแรมธุรกิจ)
อัตราส่วนลด	สูงสุด 80%
ค่าบริการ (ไม่เกิน 50 คน)	49,000 เยนต่อเดือน (588,000 เยนต่อปี)
ค่าบริการ (51-100 คน)	79,000 เยนต่อเดือน (948,000 เยนต่อปี)
กลุ่มผู้ใช้	พนักงาน + ญาติในระดับสอง
การทำงานระยะไกล	สถานที่มี Wi-Fi รองรับการทำงานระยะไกล
การจัดการด้านภาษี	สามารถหักค่าใช้จ่ายทั้งหมดเป็นค่าใช้จ่ายสวัสดิการ

หากนำ Resort Worx มาใช้ ต้นทุนต่อพนักงานต่อปีจะอยู่ที่ประมาณไม่กี่พันเยนถึง 10,000 เยน หากบริษัทมีพนักงาน 50 คนและนำมาใช้ จะมีค่าใช้จ่ายประมาณ 588,000 เยน หารด้วย 50 จะได้ประมาณ 11,760 เยนต่อคนต่อปี การใช้บริการรีสอร์ทมากกว่า 400 แห่งทั่วประเทศในราคาลดสูงสุด 80% จะมีความคุ้มค่ากว่าการจ่ายแบบคงที่ที่ให้เงินสนับสนุนหลายหมื่นเยนต่อคน

นอกจากนี้ยังสามารถใช้บริการได้ไม่เพียงแต่พนักงานแต่ยังรวมถึงญาติในระดับสองด้วย ทำให้สามารถเป็น “สวัสดิการที่ใช้ได้กับครอบครัว” ซึ่งคาดว่าจะช่วยเพิ่มความพึงพอใจของพนักงานได้จริง เสียงตอบรับที่ว่า “สามารถไปเที่ยวกับครอบครัวได้ในราคาที่ถูกลง” ก็กลายเป็นจุดเด่นในการดึงดูดผู้สมัครงานได้เช่นกัน

ขั้นตอนการออกแบบระบบ

เมื่อจะนำระบบการสนับสนุนการเดินทางมาใช้ในบริษัท การออกแบบระบบที่ช่วยหลีกเลี่ยงความเสี่ยงด้านภาษีในขณะเดียวกันก็เพิ่มอัตราการใช้ของพนักงานเป็นสิ่งสำคัญ ขั้นตอนต่อไปนี้จะช่วยให้การนำไปใช้และการดำเนินงานเป็นไปอย่างราบรื่น

ขั้นตอน	เนื้อหา	จุดสำคัญ
1. การกำหนดวัตถุประสงค์	กำหนดวัตถุประสงค์เพื่อการพักผ่อนและส่งเสริมสุขภาพของพนักงาน	ระบุวัตถุประสงค์ในระเบียบภายใน
2. การเลือกวิธีการ	เลือกวิธีที่เหมาะสมที่สุดจาก 3 วิธี	ตัดสินใจตามความเสี่ยงด้านภาษีและภาระการจัดการ
3. การตั้งงบประมาณ	กำหนดงบประมาณประจำปีและจำนวนเงินสูงสุดต่อคน	ตั้งอยู่ในขอบเขตที่เหมาะสมตามหลักสังคม
4. การจัดทำระเบียบภายใน	ระบุเงื่อนไขการใช้, วิธีการขอใช้, และวิธีการรายงานการใช้	ระบุให้ชัดเจนว่าครอบคลุมพนักงานทุกคน
5. การตรวจสอบกับผู้เชี่ยวชาญด้านภาษี	ตรวจสอบเนื้อหาระบบกับผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีก่อนการนำไปใช้	ตรวจสอบว่ารับรองเป็นค่าใช้จ่ายสวัสดิการหรือไม่
6. การประชาสัมพันธ์ให้พนักงานทราบ	แจ้งเนื้อหาและวิธีการใช้ระบบให้พนักงานทุกคนทราบ	การจัดประชุมเพื่อส่งเสริมการใช้ก็มีประโยชน์

สิ่งที่สำคัญที่สุดในการออกแบบระบบคือขั้นตอนที่ 4 “การจัดทำระเบียบภายใน” เพื่อให้ได้รับการรับรองเป็นค่าใช้จ่ายสวัสดิการในการตรวจสอบภาษี ระบบจะต้องมีระเบียบภายในที่ชัดเจนเป็นพื้นฐาน ระเบียบควรมี “กลุ่มเป้าหมาย (พนักงานทุกคน)”, “จำนวนเงินสูงสุดที่ใช้ได้”, “กระบวนการขอใช้”, และ “ข้อผูกพันในการรายงานการใช้” อย่างชัดเจน

การเปรียบเทียบการสนับสนุนการเดินทางกับสวัสดิการอื่น ๆ

การสนับสนุนการเดินทางเป็นเพียงหนึ่งในทางเลือกของสวัสดิการ การพิจารณาว่าสวัสดิการใดที่มีประสิทธิภาพที่สุดสำหรับพนักงานของคุณเมื่อเปรียบเทียบกับมาตรการอื่น ๆ ก็เป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน เราได้เปรียบเทียบค่าใช้จ่าย, ความพึงพอใจของพนักงาน, และการจัดการด้านภาษีของแต่ละมาตรการ

มาตรการสวัสดิการ	ค่าใช้จ่ายประจำปีโดยประมาณ (ขนาด 50 คน)	ความพึงพอใจของพนักงาน	ความเสี่ยงด้านภาษี
การสนับสนุนการเดินทาง (การทำสัญญาบริการ)	ประมาณ 590,000 เยน	สูง	ต่ำ
การสนับสนุนการเดินทาง (การจ่ายแบบคงที่)	2,500,000 – 5,000,000 เยน	สูง	สูง
สัญญาฟิตเนสสำหรับองค์กร	1,000,000 – 3,000,000 เยน	ปานกลาง	ต่ำ
การสนับสนุนค่าอาหาร (โรงอาหาร, ตั๋ว)	3,000,000 – 6,000,000 เยน	ปานกลางถึงสูง	ต่ำ
การเพิ่มตัวเลือกการตรวจสุขภาพ	500,000 – 1,500,000 เยน	ต่ำถึงปานกลาง	ต่ำ

วิธีการทำสัญญาบริการในการสนับสนุนการเดินทางมีความสมดุลที่ดีระหว่างต้นทุนต่ำและความพึงพอใจของพนักงานสูง เมื่อเปรียบเทียบกับการจ่ายแบบคงที่ สามารถลดต้นทุนประจำปีได้มากกว่า 80% และความเสี่ยงด้านภาษีก็ลดลงอย่างมาก

สำหรับการเปรียบเทียบบริการที่พักในฐานะสวัสดิการอย่างละเอียด สามารถดูได้ที่ การเปรียบเทียบบริการที่พักสวัสดิการอย่างละเอียด สำหรับการจัดการค่าใช้จ่ายการเดินทาง สามารถดูได้ที่ คู่มือการหักค่าใช้จ่ายการเดินทาง

นอกจากนี้ หากใช้บริการการเดินทางแบบสมาชิกส่วนตัว ก็สามารถเพลิดเพลินกับการเดินทางในราคาลดสูงสุด เช่น ฮาวายลด 82%, บาหลีลด 79% เป็นต้น

ดูรายละเอียดบริการการเดินทางแบบสมาชิก

วิธีการเดินทางในราคาถูกโดยไม่พึ่งพาสวัสดิการ

หากคุณคิดว่า “บริษัทของฉันไม่มีสวัสดิการการเดินทาง” หรือ “ต้องการเลือกจุดหมายปลายทางได้อย่างอิสระมากขึ้น” บริการการเดินทางแบบสมาชิกที่สามารถเข้าร่วมได้ในระดับบุคคลเป็นทางเลือกที่แนะนำ

โดยไม่เกี่ยวข้องกับสวัสดิการของบริษัท คุณสามารถลดค่าใช้จ่ายในการเดินทางสำหรับตัวคุณและครอบครัวได้อย่างมาก มีประวัติการลดราคาการเดินทางไปฮาวาย 82% และบาหลี 79%

สรุป

เมื่อจะนำการสนับสนุนการเดินทางมาใช้เป็นสวัสดิการ “การเลือกวิธีการ” และ “การปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านภาษี” เป็นกุญแจสำคัญในการประสบความสำเร็จ เพื่อหลีกเลี่ยงความเสี่ยงด้านภาษีเงินเดือน ควรออกแบบระบบให้ครอบคลุมพนักงานทุกคน และจัดทำระเบียบภายในให้เรียบร้อย โดยพิจารณาการใช้วิธีการทำสัญญาบริการเป็นวิธีที่ปลอดภัยที่สุด

จุดสำคัญ	เนื้อหา
วิธีที่แนะนำ	วิธีการทำสัญญาบริการ (ความเสี่ยงด้านภาษีต่ำ, ภาระการจัดการน้อย)
เงื่อนไขค่าใช้จ่ายสวัสดิการ	ครอบคลุมพนักงานทุกคน, จำนวนเงินที่เหมาะสมตามหลักสังคม, การจัดทำระเบียบภายใน
ค่าใช้จ่ายโดยประมาณ	ในกรณีของ Resort Worx, ไม่เกิน 50 คน ประมาณ 590,000 เยนต่อปี
ประโยชน์สำหรับพนักงาน	สามารถใช้บริการได้มากกว่า 400 แห่งทั่วประเทศในราคาลดสูงสุด 80%
ขั้นตอนแรกในการนำไปใช้	ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีและจัดทำระเบียบภายใน

หากคุณกำลังพิจารณาการนำระบบไปใช้ ควรตรวจสอบกับผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีก่อนเพื่อยืนยัน “เงื่อนไขที่ได้รับการรับรองเป็นค่าใช้จ่ายสวัสดิการ” และจากนั้นเลือกวิธีที่เหมาะสมกับบริษัทของคุณ

คำถามที่พบบ่อย

Q. การสนับสนุนการเดินทางที่จ่ายเป็นเงินสดจะถูกจัดเป็นเงินเดือนเสมอหรือไม่?

ไม่จำเป็นต้องเป็นเช่นนั้นเสมอไป แต่ความเสี่ยงด้านภาษีเงินเดือนจะสูงขึ้น หากแม้จะจ่ายเป็นเงินสด แต่หากสามารถปฏิบัติตาม 4 เงื่อนไข ได้แก่ “ครอบคลุมพนักงานทุกคน”, “จำนวนเงินที่เหมาะสมตามหลักสังคม”, “สามารถพิสูจน์การใช้ในวัตถุประสงค์การเดินทาง”, และ “มีการจัดทำระเบียบภายใน” ก็มีโอกาสได้รับการรับรองเป็นค่าใช้จ่ายสวัสดิการ อย่างไรก็ตาม ในทางปฏิบัติ วิธีการทำสัญญาบริการจะปลอดภัยกว่า

Q. จำเป็นต้องรวมพนักงานพาร์ทไทม์และชั่วคราวในกลุ่มผู้ใช้การสนับสนุนการเดินทางหรือไม่?

เพื่อให้สามารถหักค่าใช้จ่ายเป็นค่าใช้จ่ายสวัสดิการได้ โดยหลักการแล้วจะต้องครอบคลุมพนักงานทุกคน หากเฉพาะพนักงานประจำและไม่รวมพนักงานพาร์ทไทม์หรือชั่วคราว อาจถูกมองว่าเป็น “การให้ผลประโยชน์พิเศษแก่พนักงานบางคน” และมีความเสี่ยงที่จะถูกจัดเป็นเงินเดือน อย่างไรก็ตาม การตั้งเงื่อนไขการใช้ที่แตกต่างกันตามชั่วโมงการทำงานหรือระยะเวลาการทำงานอาจได้รับการอนุมัติ ดังนั้นควรปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีเพื่อรายละเอียดเพิ่มเติม

Q. การเดินทางของพนักงานและการสนับสนุนการเดินทางมีการจัดการด้านภาษีที่แตกต่างกันอย่างไร?

การเดินทางของพนักงาน (การเดินทางเพื่อการพักผ่อน) และการสนับสนุนการเดินทางมีการจัดการด้านภาษีที่แตกต่างกัน การเดินทางของพนักงานจะได้รับการรับรองเป็นค่าใช้จ่ายสวัสดิการหากปฏิบัติตามเงื่อนไข เช่น “ไม่เกิน 4 คืน 5 วัน”, “มีพนักงานเข้าร่วมมากกว่า 50% ของพนักงานทั้งหมด”, “ไม่เกิน 100,000 เยนต่อคน” ในขณะที่การสนับสนุนการเดินทางจะเป็นการใช้บริการโดยพนักงานแต่ละคน ซึ่งจะมีเกณฑ์การพิจารณาที่แตกต่างกัน แม้ว่าทั้งสองจะได้รับการรับรองเป็นค่าใช้จ่ายสวัสดิการ แต่เงื่อนไขที่ต้องปฏิบัติก็แตกต่างกัน

Q. จะทำอย่างไรเพื่อเพิ่มอัตราการใช้ระบบการสนับสนุนการเดินทาง?

จุดสำคัญในการเพิ่มอัตราการใช้คือ “ความสะดวกในการขอใช้” และ “ความหลากหลายของตัวเลือก” หากขั้นตอนการขอใช้ยุ่งยาก พนักงานอาจลังเลที่จะใช้บริการ ดังนั้นระบบที่สามารถจองและขอใช้ได้ง่ายออนไลน์จึงเป็นสิ่งที่ดีที่สุด หากใช้วิธีการทำสัญญาบริการ เช่น Resort Worx พนักงานสามารถจองได้โดยตรงจากเว็บไซต์ ซึ่งช่วยลดความยุ่งยากในการขอใช้ นอกจากนี้ ความหลากหลายของสถานที่มากกว่า 400 แห่งยังช่วยเพิ่มอัตราการใช้จากพนักงานที่มีความต้องการที่หลากหลายได้อีกด้วย