วิธีการทำให้ค่าใช้จ่ายในการเดินทางเป็นค่าใช้จ่าย｜สำหรับฟรีแลนซ์และเจ้าของธุรกิจส่วนตัว

「การเดินทางเป็นสิ่งที่ชอบและออกไปบ่อย ๆ แต่ไม่สามารถทำเป็นค่าใช้จ่ายได้หรือไม่…」สำหรับฟรีแลนซ์หรือเจ้าของธุรกิจส่วนตัว คงเคยคิดถึงเรื่องนี้กันบ้างใช่ไหม? สรุปแล้วคือ หากมีความเกี่ยวข้องกับธุรกิจอย่างชัดเจน สามารถทำให้ค่าใช้จ่ายในการเดินทางบางส่วนหรือทั้งหมดเป็นค่าใช้จ่ายได้

อย่างไรก็ตาม “การเดินทาง = ค่าใช้จ่าย” ไม่ใช่เรื่องที่ถูกต้องเสมอไป เพื่อไม่ให้ถูกปฏิเสธในการตรวจสอบภาษี จำเป็นต้องมีวัตถุประสงค์ทางธุรกิจที่ชัดเจนและบันทึกที่เหมาะสม ในบทความนี้จะอธิบายถึงขอบเขตของค่าใช้จ่ายในการเดินทางที่สามารถทำเป็นค่าใช้จ่ายได้ เงื่อนไขในการบันทึก วิธีการบันทึก และเทคนิคการทำให้ค่าใช้จ่ายเป็นค่าใช้จ่ายที่นักเขียนบล็อกการเดินทางและผู้ทำการตลาดออนไลน์สามารถใช้ได้อย่างละเอียด

รายการค่าใช้จ่ายในการเดินทางที่สามารถทำเป็นค่าใช้จ่ายได้

ก่อนอื่นให้จัดระเบียบรายการที่สามารถทำเป็นค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการเดินทางได้ ไม่ใช่ทุกอย่างที่จะได้รับการยอมรับโดยไม่มีเงื่อนไข และ “ความเกี่ยวข้องกับธุรกิจ” เป็นเงื่อนไขที่จำเป็น

รายการค่าใช้จ่าย	หมวดบัญชี	เงื่อนไขที่สามารถทำเป็นค่าใช้จ่ายได้	หมายเหตุ
ตั๋วเครื่องบิน, ชินกันเซน, รถไฟ	ค่าใช้จ่ายการเดินทาง	ต้องเป็นการเดินทางเพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ	การเดินทางเพื่อการท่องเที่ยวไม่สามารถทำเป็นค่าใช้จ่ายได้
ค่าใช้จ่ายที่พัก	ค่าใช้จ่ายการเดินทาง	ต้องเป็นการเข้าพักที่จำเป็นต่อธุรกิจ	ค่าใช้จ่ายที่พักของครอบครัวโดยหลักการไม่สามารถทำเป็นค่าใช้จ่ายได้
ค่าเบี้ยเลี้ยง (ค่าใช้จ่ายในการเดินทาง)	ค่าใช้จ่ายการเดินทาง	ต้องจัดทำระเบียบค่าใช้จ่ายการเดินทางล่วงหน้า	เจ้าของธุรกิจส่วนตัวไม่สามารถบันทึกค่าเบี้ยเลี้ยงได้
รถเช่า, แท็กซี่	ค่าใช้จ่ายการเดินทาง	ต้องเป็นวิธีการเดินทางที่ใช้ในธุรกิจ	การขับรถเที่ยวไม่สามารถทำเป็นค่าใช้จ่ายได้
ค่าใช้จ่ายการสื่อสาร (Wi-Fi, SIM)	ค่าใช้จ่ายการสื่อสาร	ใช้ในการติดต่อทางธุรกิจ	ค่าใช้จ่ายที่ใช้ส่วนตัวต้องมีการแบ่งสัดส่วน
อุปกรณ์การสัมภาษณ์และถ่ายภาพ	ค่าใช้จ่ายวัสดุสิ้นเปลือง/เครื่องมือ	ใช้ในการเขียนบทความและสร้างเนื้อหา	หากเกิน 100,000 เยนต้องทำการตัดค่าเสื่อมราคา
ค่าอาหาร	ค่าใช้จ่ายการต้อนรับ	เฉพาะการรับประทานอาหารกับลูกค้า	การรับประทานอาหารคนเดียวโดยหลักการไม่สามารถทำเป็นค่าใช้จ่ายได้

จุดสำคัญคือ “ค่าอาหารโดยหลักการไม่สามารถทำเป็นค่าใช้จ่ายได้” การรับประทานอาหารที่ไม่เกี่ยวข้องกับการประชุมหรือลูกค้าอื่น ๆ จะไม่ถูกยอมรับเป็นค่าใช้จ่ายแม้จะอยู่ในช่วงการเดินทาง

3 เงื่อนไขที่ต้องมีเพื่อให้การบันทึกค่าใช้จ่ายได้รับการยอมรับ

เพื่อทำให้ค่าใช้จ่ายในการเดินทางเป็นค่าใช้จ่าย จำเป็นต้องมีเงื่อนไขทั้ง 3 ข้อดังต่อไปนี้ หากขาดข้อใดข้อหนึ่งจะเพิ่มความเสี่ยงในการถูกปฏิเสธในการตรวจสอบภาษี

เงื่อนไข	เนื้อหาที่เฉพาะเจาะจง	หลักฐานที่ใช้
วัตถุประสงค์ทางธุรกิจชัดเจน	วัตถุประสงค์ของการเดินทางเชื่อมโยงกับธุรกิจ	รายงานการเดินทาง, บันทึกการประชุม
จำนวนเงินสมเหตุสมผล	เป็นค่าใช้จ่ายที่จำเป็นต่อธุรกิจ	ใบเสร็จ, การเปรียบเทียบกับราคาตลาด
มีการบันทึก	สามารถพิสูจน์ความเป็นจริงของค่าใช้จ่ายและความเกี่ยวข้องกับธุรกิจ	ใบเสร็จ, ตารางการเดินทาง, รูปภาพ

สิ่งที่กรมสรรพากรให้ความสำคัญที่สุดคือ “ทำไมการเดินทางนั้นจึงจำเป็นต่อธุรกิจ” เช่น “การเดินทางไปโตเกียวเพื่อประชุมกับลูกค้า” หรือ “การไปโอกินาว่าเพื่อสัมภาษณ์บทความ” การบันทึกเหตุผลที่เฉพาะเจาะจงเป็นสิ่งที่จำเป็น

วิธีการแบ่งสัดส่วนระหว่างการเดินทางธุรกิจและการเดินทางส่วนตัว

ในทางปฏิบัติ มักจะมีกรณีที่เพิ่มการท่องเที่ยวก่อนหรือหลังการเดินทางธุรกิจ หรือรวมการเดินทางธุรกิจเข้ากับการเดินทางกับครอบครัว ในกรณีนี้จะต้องใช้ “การแบ่งสัดส่วน” เพื่อทำให้เฉพาะส่วนที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจเป็นค่าใช้จ่าย

กรณี	วิธีการแบ่งสัดส่วน	อัตราส่วนที่สามารถทำเป็นค่าใช้จ่ายได้
การเดินทาง 5 วัน โดย 3 วันเป็นธุรกิจ	แบ่งตามวัน	60% (3 วัน/5 วัน)
ท่องเที่ยวครึ่งวันที่จุดหมาย	แบ่งตามเวลา	เฉพาะเวลาทำงาน
การเดินทางธุรกิจพร้อมครอบครัว	แบ่งตามจำนวนคน + จำนวนวันทำงาน	เฉพาะจำนวนวันที่ทำงานของตนเอง
สัมภาษณ์ + การเดินทางส่วนตัว (ผสม)	แบ่งตามจำนวนวันทำงาน	จำนวนวันที่สัมภาษณ์/จำนวนวันทั้งหมด

อัตราส่วนการแบ่งสัดส่วนต้องมี “หลักฐานที่สมเหตุสมผล” การแบ่งสัดส่วนแบบ “ประมาณครึ่งหนึ่ง” จะไม่ผ่านการตรวจสอบภาษี บันทึกตารางเวลาของการเดินทางในระดับวันและชั่วโมงเพื่อทำให้ขอบเขตระหว่างธุรกิจและส่วนตัวชัดเจน

เอกสารที่จำเป็นและเอกสารที่ควรเก็บรักษา

การบันทึกค่าใช้จ่ายต้องมีเอกสารหลักฐานที่จำเป็น โดยเฉพาะค่าใช้จ่ายในการเดินทางที่มีจำนวนเงินสูงจึงมักจะเป็นเป้าหมายในการตรวจสอบภาษี ควรเก็บรักษาเอกสารดังต่อไปนี้อย่างน้อย 5 ปี (7 ปีในกรณีที่ยื่นภาษีแบบสีน้ำเงิน)

ประเภทเอกสาร	เนื้อหาที่ควรบันทึก	วิธีการเก็บรักษา
ใบเสร็จ, ใบรับเงิน	วันที่, จำนวนเงิน, ผู้รับเงิน, รายละเอียด	เก็บรักษาเอกสารต้นฉบับแยกตามเดือน
รายงานการเดินทาง	วัตถุประสงค์, สถานที่เยี่ยมชม, ผลลัพธ์, ตารางเวลา	จัดทำภายใน 3 วันหลังจากกลับถึงบ้าน
ตารางการเดินทาง	ตารางเวลารายวัน	จัดทำและเก็บรักษาก่อนออกเดินทาง
บันทึกการประชุม	คู่ค้า, หัวข้อ, ข้อสรุป	จัดทำในวันประชุม
ผลงาน	บทความบล็อก, รูปภาพ, รายงาน	สำรองข้อมูลในรูปแบบดิจิทัล
รายการบัตรเครดิต	วันที่และจำนวนเงินที่จ่าย	ดาวน์โหลดและเก็บรักษาทุกเดือน

รายงานการเดินทางเป็นเอกสารที่สำคัญที่สุด ควรมีนิสัยในการบันทึก “ไปไหนและทำอะไร” ทันทีหลังจากกลับถึงบ้าน การเขียนในขณะที่ความทรงจำยังสดใหม่จะทำให้บันทึกมีความเฉพาะเจาะจงและเชื่อถือได้มากขึ้น

กฎเกี่ยวกับ “ค่าเบี้ยเลี้ยง” ที่เจ้าของธุรกิจส่วนตัวควรรู้

สำหรับบริษัท ค่าเบี้ยเลี้ยงในการเดินทางสามารถทำเป็นค่าใช้จ่ายได้ แต่สำหรับเจ้าของธุรกิจส่วนตัวจะมีการจัดการที่แตกต่างกัน หากไม่เข้าใจอย่างถูกต้อง อาจถูกตั้งข้อสังเกตในการยื่นภาษีได้

รายการ	บริษัท (กรรมการ, พนักงาน)	เจ้าของธุรกิจส่วนตัว
การบันทึกค่าเบี้ยเลี้ยง	ทำได้ (ตามระเบียบค่าใช้จ่ายการเดินทาง)	ไม่สามารถทำได้ (ไม่ยอมรับค่าเบี้ยเลี้ยงให้กับตนเอง)
ขีดจำกัดค่าใช้จ่ายที่พัก	สามารถตั้งตามระเบียบค่าใช้จ่ายการเดินทาง	ต้องชำระตามจริงเท่านั้น
การจัดทำระเบียบค่าใช้จ่ายการเดินทาง	จำเป็น	ไม่จำเป็น (แม้จะจัดทำก็ไม่สามารถบันทึกค่าเบี้ยเลี้ยงได้)
ไมล์สะสม/คะแนน	สามารถสะสมได้ด้วยบัตรบริษัท	สามารถสะสมได้ตามบัตรส่วนตัว

สำหรับเจ้าของธุรกิจส่วนตัว ประโยชน์ทางภาษีไม่อยู่ที่ “ค่าเบี้ยเลี้ยง” แต่ อยู่ที่การทำให้ค่าใช้จ่ายในการเดินทางและที่พักเป็นค่าใช้จ่ายอย่างครบถ้วน ค่าใช้จ่ายเล็กน้อยก็สามารถรวมกันเป็นจำนวนเงินที่มากได้ ดังนั้นควรใช้ประวัติการใช้จ่ายจากบัตร IC หรือใบเสร็จบัตรเครดิตเพื่อป้องกันการลืม

วิธีทำให้ค่าใช้จ่ายในการเดินทางเป็นค่าใช้จ่ายสำหรับบล็อกการเดินทางและการตลาดออนไลน์

หากคุณมีบล็อกการเดินทางหรือเว็บไซต์การตลาดออนไลน์ มีโอกาสที่จะทำให้ค่าใช้จ่ายในการเดินทางบางส่วนเป็นค่าใช้จ่ายในฐานะค่าใช้จ่ายในการสัมภาษณ์ อย่างไรก็ตาม ต้องมีการดำเนินธุรกิจที่ชัดเจน เป็นเงื่อนไขเบื้องต้น

เงื่อนไข	เกณฑ์เฉพาะ	จุดสำคัญ
สถานะการดำเนินธุรกิจ	มีการเผยแพร่บทความอย่างต่อเนื่อง	อัปเดตอย่างน้อยเดือนละ 1 ครั้ง
การเกิดรายได้	มีรายได้จากการตลาดออนไลน์	แม้จะขาดทุน แต่หากมีเจตนาทำธุรกิจถือว่าใช้ได้
การยื่นเอกสารการเปิดธุรกิจ	ต้องยื่นเอกสารกับกรมสรรพากรในฐานะเจ้าของธุรกิจส่วนตัว	ต้องมีการยื่นเอกสารแล้ว
ความเกี่ยวข้องระหว่างการสัมภาษณ์และบทความ	ต้องเผยแพร่บทความเกี่ยวกับสถานที่ที่เดินทางไป	ต้องเขียนบทความหลังจากการเดินทางเสร็จสิ้น
ความสมเหตุสมผลในการแบ่งสัดส่วน	ต้องระบุสัดส่วนที่เกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์การสัมภาษณ์	100% ค่าใช้จ่ายมีความเสี่ยงที่จะถูกปฏิเสธสูง

สิ่งสำคัญคือ “ไปเที่ยวเพราะเขียนบทความ” ไม่ใช่ “เขียนบทความเพราะไปเที่ยว” ควรวางแผนบทความก่อนออกเดินทางและเผยแพร่บทความจริงหลังจากกลับถึงบ้านเพื่อเป็นหลักฐาน

วิธีเริ่มต้นการตลาดออนไลน์การเดินทางสามารถดูได้ที่ คู่มือการตลาดออนไลน์การเดินทาง สำหรับพนักงานบริษัทสามารถดูที่ ธุรกิจการเดินทางในฐานะงานเสริม ได้เช่นกัน

กรณีที่มักถูกปฏิเสธและวิธีการป้องกัน

มีรูปแบบบางอย่างที่ค่าใช้จ่ายในการเดินทางมักถูกปฏิเสธในการตรวจสอบภาษี ซึ่งมีจุดร่วมบางประการ การเข้าใจล่วงหน้าจะช่วยลดความเสี่ยงได้

กรณีที่มักถูกปฏิเสธ	สาเหตุ	วิธีการป้องกัน
บันทึกค่าใช้จ่ายทั้งหมดจากการเดินทางกับครอบครัว	ความไม่ชัดเจนในด้านธุรกิจ	บันทึกเฉพาะจำนวนวันที่ทำธุรกิจ
เข้าพักในโรงแรมหรู	ความสมเหตุสมผลของจำนวนเงินถูกตั้งคำถาม	บันทึกความจำเป็นทางธุรกิจ (เช่น ใกล้กับลูกค้า)
การเดินทางไปยังสถานที่ท่องเที่ยวบ่อยครั้ง	ถูกสงสัยว่าเป็นการเดินทางส่วนตัว	จัดทำรายงานการเดินทางและผลงานทุกครั้ง
สูญเสียใบเสร็จ	ไม่สามารถพิสูจน์ค่าใช้จ่ายได้	ชำระด้วยบัตรเครดิตและเก็บรักษาใบเสร็จ
ธุรกิจที่มีรายได้เกือบเป็นศูนย์	ถูกสงสัยเกี่ยวกับสถานะการดำเนินธุรกิจ	บันทึกกิจกรรมทางธุรกิจอย่างต่อเนื่อง

วิธีการป้องกันที่แน่นอนที่สุดคือ “การบันทึก” ควรจัดทำรายงานทุกครั้งที่เดินทางและทำให้เป็นนิสัยในการเก็บรักษาใบเสร็จในรูปแบบดิจิทัลและเก็บไว้ในคลาวด์

ลดค่าใช้จ่ายในการเดินทางเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพค่าใช้จ่าย

แม้ว่าจะสามารถทำเป็นค่าใช้จ่ายได้ แต่หากสามารถลดค่าใช้จ่ายในการเดินทางได้ ก็จะช่วยปรับปรุงกระแสเงินสดได้ การใช้บริการการเดินทางแบบสมาชิกจะช่วยลดค่าใช้จ่ายในการเข้าพักได้อย่างมาก

สถานที่เดินทาง	ราคาทั่วไป	ราคาสมาชิก	อัตราส่วนลด
ฮาวาย (5 คืน)	¥312,398	¥55,000	82%OFF
บาหลี (5 คืน)	¥144,720	¥30,000	79%OFF
มัลดีฟส์ (5 คืน)	¥446,188	¥189,151	53%OFF
โรม (5 คืน)	¥168,463	¥34,832	79%OFF

แม้จะบันทึกเป็นค่าใช้จ่าย แต่ จำนวนเงินที่จ่ายจริงน้อยกว่าจะช่วยลดการจ่ายเงินสด โดยเฉพาะฟรีแลนซ์ที่มีเงินทุนสำรองสำคัญ การลดค่าใช้จ่ายในการเข้าพักจะมีข้อดีในด้านการบริหารจัดการด้วย ค่าบริการสมาชิกเองก็อาจทำเป็นค่าใช้จ่ายในการดำเนินธุรกิจได้

ดูรายละเอียดบริการการเดินทางแบบสมาชิก

คำถามที่พบบ่อย

Q. ฉันเป็นเจ้าของธุรกิจส่วนตัว แต่สามารถทำค่าใช้จ่ายจากการเดินทางกับครอบครัวเป็นค่าใช้จ่ายได้หรือไม่?

ไม่สามารถทำค่าใช้จ่ายทั้งหมดจากการเดินทางกับครอบครัวเป็นค่าใช้จ่ายได้ อย่างไรก็ตาม หากมีการทำธุรกิจในระหว่างการเดินทาง สามารถบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายได้ตามจำนวนวันที่ทำธุรกิจ เช่น หากเดินทางไปกับครอบครัว 5 วัน และมีการเยี่ยมชมลูกค้า 2 วัน สามารถบันทึกค่าใช้จ่ายการเดินทาง 2/5 หรือค่าใช้จ่ายที่พักของตนเอง 2 คืนเป็นค่าใช้จ่ายได้ ควรจัดทำรายงานการเดินทางด้วย

Q. ในกรณีการเดินทางต่างประเทศ ควรจัดการกับอัตราแลกเปลี่ยนอย่างไร?

โดยหลักการแล้วควรแปลงเป็นเงินเยนตามอัตราแลกเปลี่ยนในขณะชำระเงิน (อัตราแลกเปลี่ยนของบัตรเครดิต) หากชำระเป็นเงินสด ควรบันทึกอัตราแลกเปลี่ยนในขณะแลกเปลี่ยนด้วย เนื่องจากใบเสร็จบัตรเครดิตจะแสดงจำนวนเงินเป็นเยน การชำระด้วยบัตรเครดิตจึงทำให้การจัดการง่ายขึ้น

Q. รายได้จากบล็อกการเดินทางยังน้อยอยู่ แต่สามารถทำเป็นค่าใช้จ่ายได้หรือไม่?

หากมีการยื่นเอกสารการเปิดธุรกิจและมีการดำเนินบล็อกอย่างต่อเนื่อง แม้จะมีรายได้น้อยก็มีโอกาสที่จะได้รับการยอมรับเป็นค่าใช้จ่าย อย่างไรก็ตาม หากมีรายได้เกือบเป็นศูนย์และขาดทุนต่อเนื่องเป็นเวลาหลายปี อาจถูกมองว่าเป็น “งานอดิเรก” และมีความเสี่ยงที่จะถูกปฏิเสธค่าใช้จ่าย การพยายามสร้างรายได้แม้จะน้อยและการบันทึกเป็นสิ่งสำคัญ

Q. เมื่อยื่นภาษี ควรใช้หมวดบัญชีอะไรในการบันทึกค่าใช้จ่ายในการเดินทาง?

ค่าใช้จ่ายการเดินทางและที่พักจะถูกบันทึกในหมวด “ค่าใช้จ่ายการเดินทาง” ส่วนอุปกรณ์หรือคู่มือสำหรับการสัมภาษณ์จะถูกบันทึกในหมวด “ค่าใช้จ่ายวัสดุสิ้นเปลือง” และการรับประทานอาหารกับลูกค้าจะถูกบันทึกในหมวด “ค่าใช้จ่ายการต้อนรับ” การใช้ซอฟต์แวร์บัญชี (เช่น freee, Money Forward) จะช่วยลดความยุ่งยากในการเลือกหมวดบัญชี หากไม่มั่นใจแนะนำให้ปรึกษานักบัญชี