การเดินทางเพื่อธุรกิจมีค่าใช้จ่ายที่สำคัญที่สุดคือค่าใช้จ่ายในการเข้าพัก โดยเฉพาะในประเทศญี่ปุ่น ค่าใช้จ่ายในการเข้าพักต่อคืนอยู่ที่ประมาณ 8,000 ถึง 12,000 เยน และสำหรับบริษัทที่มีการเดินทางบ่อยครั้งในแต่ละปี ค่าใช้จ่ายในการเข้าพักเพียงอย่างเดียวอาจสูงถึงหลายล้านเยนไม่ใช่เรื่องแปลกเลย “เราต้องการให้พนักงานได้พักในสภาพแวดล้อมที่สะดวกสบาย แต่ก็ต้องการควบคุมค่าใช้จ่าย” วิธีการตอบสนองต่อความต้องการนี้มีอยู่หลายวิธี

ในบทความนี้ เราจะเปรียบเทียบวิธีการลดค่าใช้จ่ายในการเข้าพักในโรงแรมสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจโดยใช้ส่วนลดสำหรับองค์กร โดยแบ่งออกเป็น 5 วิธี พร้อมอธิบายถึงความสะดวกในการนำไปใช้และผลกระทบในการลดค่าใช้จ่าย วิธีที่เหมาะสมที่สุดจะแตกต่างกันไปตามขนาดของบริษัทและความถี่ในการเดินทาง ดังนั้นโปรดค้นหาการรวมกันที่เหมาะสมกับบริษัทของคุณ

สถานการณ์และปัญหาของค่าใช้จ่ายในการเข้าพักสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจ

เริ่มต้นด้วยการจัดระเบียบสถานการณ์ของค่าใช้จ่ายในการเข้าพักของบริษัทญี่ปุ่น จากการสำรวจของสถาบันวิจัยแรงงานและอุตสาหกรรม พบว่าค่าใช้จ่ายในการเข้าพักสำหรับการเดินทางในประเทศมีการกำหนดไว้ที่ 8,000 ถึง 9,000 เยนสำหรับพนักงานทั่วไป และ 9,000 ถึง 12,000 เยนสำหรับผู้บริหาร อย่างไรก็ตาม ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา ความต้องการจากต่างประเทศที่เพิ่มขึ้นและราคาของโรงแรมที่สูงขึ้นทำให้การหาที่พักที่น่าพอใจภายในราคาที่กำหนดในเมืองใหญ่ เช่น โตเกียว โอซาก้า และเกียวโต เป็นเรื่องที่ยากขึ้น

นอกจากนี้ ในช่วงฤดูที่มีการจองมากหรือช่วงเวลาที่มีการจัดงานต่าง ๆ โรงแรมธุรกิจบางแห่งอาจมีราคาเกิน 15,000 เยนต่อคืน และมีกรณีที่พนักงานต้องจ่ายส่วนต่างจากกระเป๋าของตนเอง ซึ่งไม่เพียงแต่ทำให้เกิดความไม่พอใจในหมู่พนักงาน แต่ยังอาจนำไปสู่แนวโน้มการหลีกเลี่ยงการเดินทางเพื่อธุรกิจและทำให้สูญเสียโอกาสในการขายได้

รายการ ราคาโดยทั่วไป ราคาในช่วงฤดูที่มีการจองมาก
โรงแรมธุรกิจในเขต 23 โตเกียว 8,000〜12,000 เยน 12,000〜20,000 เยน
โรงแรมธุรกิจในเมืองโอซาก้า 7,000〜10,000 เยน 10,000〜18,000 เยน
โรงแรมธุรกิจในเมืองเล็ก 5,000〜8,000 เยน 7,000〜12,000 เยน
บริษัทที่มีการเดินทาง 50 ครั้งต่อปี (10 คน) ประมาณ 400〜600 ล้านเยน ประมาณ 600〜1,000 ล้านเยน

เมื่อพิจารณาสถานการณ์เหล่านี้แล้ว “วิธีการที่จะรักษาราคาให้คงที่และหาที่พักที่มีคุณภาพดี” เป็นปัญหาที่ชัดเจนในด้านการบริหารจัดการ บริษัทจำเป็นต้องเปลี่ยนจากรูปแบบ “การมอบเงินตามที่กำหนดให้แต่ละคนจัดการเอง” ไปสู่การจัดการค่าใช้จ่ายในการเข้าพักอย่างมีกลยุทธ์

5 วิธีในการลดค่าใช้จ่ายโรงแรมด้วยส่วนลดสำหรับองค์กร

วิธีการลดค่าใช้จ่ายในการเข้าพักในโรงแรมสามารถแบ่งออกเป็น 5 วิธีหลัก โดยแต่ละวิธีมีข้อดีและข้อเสียที่แตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับขนาดของบริษัทและรูปแบบการเดินทาง มาดูรายละเอียดของแต่ละวิธีในตารางด้านล่าง

วิธีการ อัตราส่วนลดที่คาดหวัง ความยุ่งยากในการนำไปใช้ เหมาะสำหรับบริษัท
สัญญากับโรงแรม 10〜20%OFF สูง (การเจรจาเป็นรายบุคคล) บริษัทที่มีการเดินทางในพื้นที่เฉพาะ
เว็บไซต์จองที่พักสำหรับองค์กร 5〜15%OFF ต่ำ บริษัทที่เดินทางไปทั่วประเทศ
การใช้บริการสวัสดิการ สูงสุด 80%OFF ปานกลาง บริษัทที่ต้องการลดค่าใช้จ่ายและให้สวัสดิการ
การใช้บัตรองค์กรและคะแนนสะสม คืนเงินจริง 3〜5% ต่ำ บริษัทที่สามารถใช้การชำระเงินด้วยบัตรได้อย่างเป็นระบบ
ระบบการจัดการการเดินทาง (BTM) 10〜25%OFF สูง บริษัทขนาดใหญ่ที่มีการเดินทางบ่อยมาก

สัญญากับโรงแรมโดยตรง

การทำสัญญากับเครือโรงแรมเป็นวิธีที่เป็นที่นิยมที่สุด โรงแรมธุรกิจชั้นนำ (เช่น โตโยโกะอินน์, อาป้าโฮเทล, รูทอินน์) มีแผนราคาพิเศษสำหรับองค์กรที่สามารถรับส่วนลดประมาณ 10〜20% จากราคาปกติ

ข้อดีของการทำสัญญากับองค์กรคือความมั่นคงในราคาที่ใช้ได้แม้ในช่วงฤดูที่มีการจองมาก อย่างไรก็ตาม การทำสัญญาแต่ละโรงแรมอาจต้องใช้เวลาในการจัดการ และหากมีการใช้งานน้อยอาจถูกปฏิเสธการทำสัญญาได้ วิธีนี้มีประสิทธิภาพสำหรับบริษัทที่มีการเดินทางในพื้นที่เฉพาะ แต่ไม่เหมาะสำหรับบริษัทที่มีการเดินทางไปทั่วประเทศ

เครือโรงแรม ชื่อแผนสำหรับองค์กร คุณสมบัติ
โตโยโกะอินน์ สัญญาสำหรับองค์กร มีการบริการทั่วประเทศ, อาหารเช้าฟรี, ราคาเดียว
อาป้าโฮเทล แผนพิเศษสำหรับองค์กร แข็งแกร่งในเมือง, สามารถใช้คะแนนสะสมได้
รูทอินน์ สัญญาสำหรับองค์กร มีอ่างอาบน้ำขนาดใหญ่, แข็งแกร่งในพื้นที่ชนบท
โดมิอินน์ สัญญาสำหรับองค์กร มีออนเซ็นและราเม็งยามค่ำคืนที่เป็นที่นิยม
คอมฟอร์ตโฮเทล สมาชิกองค์กร อาหารเช้าฟรี, คุ้มค่า

การใช้เว็บไซต์จองที่พักสำหรับองค์กร

การใช้แพลตฟอร์มจองที่พักสำหรับองค์กร เช่น จารังBusiness, ราเคนทราเวลBusiness, Booking.com for Business เป็นวิธีที่ไม่ต้องทำสัญญาเป็นรายบุคคล เพียงแค่ลงทะเบียนก็สามารถใช้ราคาสำหรับองค์กรได้ ทำให้การนำไปใช้มีความสะดวกสบาย

การเปรียบเทียบเว็บไซต์จองหลายแห่งจะช่วยให้คุณค้นหาราคาที่ดียิ่งขึ้น แต่การเปรียบเทียบอาจใช้เวลา วิธีการจองโรงแรมในราคาที่ถูกที่สุด ก็เป็นข้อมูลที่มีประโยชน์ในการลดค่าใช้จ่ายได้มากขึ้น

การใช้บัตรองค์กรและคะแนนสะสม

การรวมค่าใช้จ่ายในการเดินทางด้วยบัตรองค์กรเพื่อให้ได้รับคะแนนสะสมคืนเงินเป็นวิธีการลดค่าใช้จ่ายที่มีประสิทธิภาพ บางบัตรอาจให้คะแนนคืนเงิน 1〜3% พร้อมกับส่วนลดพิเศษจากโรงแรมที่ร่วมรายการและสิทธิประโยชน์อื่น ๆ เช่น การใช้เลานจ์ที่สนามบินฟรี แม้ว่าส่วนลดโดยตรงอาจน้อยกว่าวิธีอื่น ๆ แต่สามารถใช้ร่วมกับวิธีอื่นได้ ทำให้เป็น “วิธีการลดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม” ที่มีประสิทธิภาพ

การจำลองการลดค่าใช้จ่ายประจำปี

มาดูว่าการลดค่าใช้จ่ายนั้นสามารถทำได้มากน้อยเพียงใด โดยการจำลองตัวเลขที่เฉพาะเจาะจง สมมุติว่ามีพนักงาน 30 คน มีการเดินทางรวม 40 ครั้งต่อเดือน (ค่าใช้จ่ายเฉลี่ยต่อคืน 9,000 เยน) ค่าใช้จ่ายรวมในการเข้าพักต่อปีจะอยู่ที่ประมาณ 4.32 ล้านเยน (9,000 เยน × 40 ครั้ง × 12 เดือน)

เมื่อเปรียบเทียบจำนวนเงินที่ลดลงจากแต่ละวิธี จะเห็นความแตกต่างอย่างชัดเจน

วิธีการ จำนวนเงินที่ลดลงต่อคืน จำนวนเงินที่ลดลงต่อปี อัตราการลดลง
สัญญากับองค์กร (15%OFF) 1,350 เยน ประมาณ 648,000 เยน 15%
เว็บไซต์จอง (10%OFF) 900 เยน ประมาณ 432,000 เยน 10%
บริการสวัสดิการ (50%OFF) 4,500 เยน ประมาณ 2,160,000 เยน 50%
บัตรองค์กร (3% คืนเงิน) 270 เยน ประมาณ 130,000 เยน 3%
สัญญากับองค์กร + ใช้บัตรร่วม 1,620 เยน ประมาณ 778,000 เยน 18%

สิ่งที่น่าสังเกตคืออัตราการลดลงที่สูงมากเมื่อใช้บริการสวัสดิการ แน่นอนว่าราคาส่วนลดอาจเปลี่ยนแปลงได้ตามสถานที่และช่วงเวลา แต่สามารถคาดหวังผลกระทบในการลดค่าใช้จ่ายได้มากกว่า 3 เท่าจากส่วนลด 15% ของสัญญากับองค์กร ในส่วนถัดไปเราจะดูตัวอย่างของบริการสวัสดิการนี้อย่างละเอียด

ลดค่าใช้จ่ายในการเดินทางด้วย Resort Worx

ในการลดค่าใช้จ่ายโรงแรมสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจ บริการสมาชิกสำหรับองค์กร “Resort Worx” เป็นทางเลือกที่มีประสิทธิภาพมาก Resort Worx มีความร่วมมือกับโรงแรมและเรียวกังมากกว่า 400 แห่งทั่วประเทศ ซึ่งสามารถใช้บริการตั้งแต่โรงแรมธุรกิจไปจนถึงโรงแรมรีสอร์ทในราคาสมาชิกสูงสุดถึง 80%OFF

ข้อดีที่ใหญ่ที่สุดในการใช้สำหรับการเดินทางคือสามารถเข้าพักในราคาที่ลดลงอย่างมั่นคงไม่ว่าจะไปที่ไหนก็ตาม ไม่ถูกจำกัดอยู่แค่เครือโรงแรมใดโรงแรมหนึ่งเหมือนการทำสัญญากับองค์กร ทำให้สามารถจองที่พักที่ดีที่สุดในจุดหมายปลายทางในราคาสมาชิกได้ จึงสามารถสร้างความสะดวกสบายและลดค่าใช้จ่ายได้พร้อมกัน

รายการเปรียบเทียบ สัญญาองค์กร Resort Worx
จำนวนสถานที่ เฉพาะเครือที่ทำสัญญา มากกว่า 400 แห่งทั่วประเทศ
อัตราส่วนลด 10〜20%OFF สูงสุด 80%OFF
ค่าใช้จ่ายในการนำไปใช้ ฟรี (แต่ต้องใช้เวลาในการเจรจา) เริ่มต้นที่ 49,000 เยนต่อเดือน (ไม่เกิน 50 คน)
ความยุ่งยากในการทำสัญญา ต้องเจรจาแต่ละโรงแรม ทำสัญญาเดียวใช้ได้กับทุกสถานที่
ผู้ใช้ พนักงานเท่านั้น พนักงาน + ญาติสายตรง 2 คน
ผลประโยชน์ด้านสวัสดิการ ไม่มี การใช้ของครอบครัวช่วยเพิ่มสวัสดิการ

ด้วยค่าใช้จ่ายคงที่ 49,000 เยนต่อเดือน (ไม่เกิน 50 คน) และจากการจำลองข้างต้นสามารถคาดการณ์การลดค่าใช้จ่ายได้ถึง 2,160,000 เยน แม้จะหักค่าใช้จ่ายคงที่ 588,000 เยนต่อปี ก็ยังมี การลดค่าใช้จ่ายสุทธิประมาณ 1,570,000 เยน ซึ่งถือว่ามีอัตราผลตอบแทนการลงทุนที่สูงมาก

นอกจากนี้ยังสามารถใช้บริการนี้ไม่เพียงแต่สำหรับการเดินทาง แต่ยังสามารถใช้สำหรับการเดินทางส่วนตัวของพนักงานและครอบครัวได้อีกด้วย ซึ่งเป็นผลพลอยได้ที่ไม่ควรมองข้ามในการเพิ่มสวัสดิการ “การลดค่าใช้จ่ายในการเดินทาง + การเสริมสร้างสวัสดิการ” เป็นจุดแข็งสูงสุดของ Resort Worx

การปรับปรุงกระบวนการจองการเดินทาง

การลดค่าใช้จ่ายควบคู่ไปกับการเพิ่มประสิทธิภาพในการจองก็เป็นหัวข้อที่สำคัญ “หากพนักงานจองกันเองอย่างไม่เป็นระเบียบ” จะไม่สามารถทำให้ค่าใช้จ่ายมีความเหมาะสมและไม่สามารถจัดการข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ การสร้างกระบวนการทำงานดังต่อไปนี้จะช่วยให้สามารถลดค่าใช้จ่ายและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้พร้อมกัน

ขั้นตอน ผู้รับผิดชอบ เนื้อหา จุดสำคัญ
การขอเดินทาง ผู้เดินทาง ขอวันเวลา, สถานที่, และงบประมาณ ใช้ระบบภายในหรือฟอร์มที่เป็นมาตรฐาน
การค้นหาที่พัก ผู้เดินทาง/ฝ่ายบริหาร ค้นหาผ่านบริการสำหรับองค์กร ให้ความสำคัญกับสถานที่ที่มีราคาสมาชิก
การอนุมัติ ผู้บังคับบัญชา ยืนยันว่าตรงตามงบประมาณ ต้องอนุมัติเป็นรายบุคคลเมื่อเกินราคา
การยืนยันการจอง ผู้เดินทาง จองผ่านบัญชีองค์กร ใช้บัตรองค์กรในการชำระเงิน
การชำระเงิน ฝ่ายบัญชี ชำระเงินรวมรายเดือน แนะนำให้เก็บใบเสร็จในรูปแบบดิจิทัล

การรวมการจองไปยังบริการสำหรับองค์กรจะช่วยให้สามารถเก็บข้อมูล “ใคร, เมื่อไหร่, ที่ไหน, และจ่ายเท่าไหร่” ได้อย่างเป็นระบบ ข้อมูลนี้สามารถนำมาวิเคราะห์เพื่อค้นหาวิธีการลดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมได้ เช่น “มีการเดินทางไปโอซาก้าบ่อย จึงทำสัญญากับโรงแรมในพื้นที่โอซาก้าเพิ่มเติม” เป็นต้น

การจัดการค่าใช้จ่ายในการเข้าพักและจุดประหยัดภาษี

เมื่อค่าใช้จ่ายในการเข้าพักถูกควบคุมด้วยส่วนลดสำหรับองค์กร การจัดการค่าใช้จ่ายก็ต้องให้ความสำคัญเช่นกัน หากจัดการอย่างถูกต้องจะสามารถคาดหวังผลประโยชน์ทางภาษีได้ ดังนั้นฝ่ายบัญชีควรให้ความสนใจในเรื่องนี้

หากบริษัทมีการกำหนดระเบียบการเดินทาง บริษัทสามารถจ่ายเงินส่วนต่างระหว่างราคาที่กำหนดกับค่าใช้จ่ายในการเข้าพักจริงในรูปแบบของ “ค่าใช้จ่ายในการเดินทาง” ให้กับพนักงานได้ ซึ่งค่าใช้จ่ายนี้จะไม่ต้องเสียภาษีเงินได้สำหรับพนักงาน และสามารถนำไปหักเป็นค่าใช้จ่ายของบริษัทได้ ซึ่งเป็นประโยชน์ทั้งต่อบริษัทและพนักงาน หากสามารถควบคุมค่าใช้จ่ายในการเข้าพักได้ ก็จะสามารถจัดสรรงบประมาณสำหรับค่าใช้จ่ายในการเดินทางได้มากขึ้น

รายการค่าใช้จ่าย การจัดการทางภาษี ข้อควรระวัง
ค่าใช้จ่ายในการเข้าพัก (ชำระตามจริง) หักได้เต็มจำนวน ต้องเก็บรักษาใบเสร็จ
ค่าใช้จ่ายในการเดินทาง (ค่าใช้จ่ายประจำวัน) หักได้ + ไม่ต้องเสียภาษีเงินได้ ต้องมีการกำหนดระเบียบการเดินทาง
ค่าใช้จ่ายรายเดือนของบริการองค์กร หักเป็นค่าใช้จ่ายสวัสดิการ ต้องให้ทุกพนักงานสามารถใช้ได้
คะแนนจากบัตรองค์กร โดยปกติจะต้องบันทึกเป็นรายได้ หากเป็นจำนวนเงินน้อยมักไม่เป็นปัญหา

ค่าใช้จ่ายรายเดือนของบริการที่พักสำหรับองค์กรสามารถหักเป็นค่าใช้จ่ายสวัสดิการได้ ในกรณีของ Resort Worx ค่าใช้จ่ายรายเดือน 49,000 เยนสามารถหักเป็นค่าใช้จ่ายสวัสดิการได้ทั้งหมด ทำให้ภาระจริงเบาลงไปอีก ดูรีวิวและความคิดเห็นเกี่ยวกับ Resort Worx

ดูรายละเอียดบริการท่องเที่ยวแบบสมาชิก

วิธีลดค่าใช้จ่ายโรงแรมสำหรับการเดินทางส่วนตัว

หากไม่มีสัญญากับองค์กร หรือหากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจส่วนตัวหรือฟรีแลนซ์ คุณยังสามารถรับส่วนลดเดียวกันได้จากบริการท่องเที่ยวแบบสมาชิกสำหรับบุคคล

ไม่เพียงแต่โรงแรมในประเทศเท่านั้น แต่ยังรวมถึงโรงแรมในต่างประเทศที่สามารถจองได้ในราคาที่ใกล้เคียงกับราคาส่ง ซึ่งสามารถลดค่าใช้จ่ายได้ทั้งในการเดินทางเพื่อธุรกิจและการท่องเที่ยว

คำถามที่พบบ่อย

Q. ต้องใช้จำนวนคืนกี่คืนถึงจะมีสิทธิ์ทำสัญญากับองค์กร?

มาตรฐานจะแตกต่างกันไปตามเครือโรงแรม แต่โดยทั่วไปแล้ว ควรมีการใช้งานประมาณ 30-50 คืนต่อปีเป็นเกณฑ์สำหรับการทำสัญญากับองค์กร หากมีการใช้งานน้อยกว่า การใช้บริการจองที่พักสำหรับองค์กรจะทำให้ได้รับส่วนลดอย่างแน่นอน บริการเช่น Resort Worx ไม่มีการกำหนดจำนวนการใช้งานขั้นต่ำ และคุณสามารถใช้ราคาสมาชิกได้เพียงแค่จ่ายค่าบริการรายเดือน

Q. ในช่วงฤดูที่มีการจองมากสามารถใช้ส่วนลดสำหรับองค์กรได้หรือไม่?

ในกรณีของการทำสัญญาโดยตรงกับองค์กร โดยทั่วไปจะมีการใช้ราคาสัญญาในช่วงฤดูที่มีการจองมาก อย่างไรก็ตาม โรงแรมบางแห่งอาจมีเงื่อนไขที่ยกเว้นช่วงเวลาบางช่วง ดังนั้นควรตรวจสอบเงื่อนไขการจัดการในช่วงฤดูที่มีการจองมากในขณะทำสัญญา สำหรับเว็บไซต์จองที่พักสำหรับองค์กร ราคามักจะมีการเปลี่ยนแปลงในช่วงฤดูที่มีการจองมาก ราคาสมาชิกของบริการสวัสดิการมีความเสถียรค่อนข้างสูง แต่สถานที่ที่ได้รับความนิยมจะมีการจองเต็มเร็ว ดังนั้นเมื่อวันที่เดินทางถูกกำหนดแล้ว ควรจองล่วงหน้าให้เร็วที่สุด

Q. ค่าที่พักสูงสุดตามระเบียบการเดินทางควรอยู่ที่เท่าไร?

เมื่อพิจารณาจากราคาตลาดในปี 2026 ค่าที่พักที่เหมาะสมในเขต 23 โตเกียวอยู่ที่ประมาณ 10,000-12,000 เยน, โอซาก้าและนาโกย่าประมาณ 8,000-10,000 เยน และในเมืองเล็กประมาณ 6,000-8,000 เยน อย่างไรก็ตาม หากสามารถใช้บริการสำหรับองค์กรเพื่อลดค่าใช้จ่ายในการเข้าพักได้จริง ค่าที่พักที่กำหนดอาจยังคงอยู่ได้ และสามารถให้พนักงานเลือกโรงแรมที่สะดวกสบายได้ การลดค่าที่พักมากเกินไปอาจนำไปสู่ความไม่พอใจของพนักงานและการหลีกเลี่ยงการเดินทาง ดังนั้นการรักษาสมดุลระหว่างการลดค่าใช้จ่ายและความพอใจของพนักงานจึงเป็นสิ่งสำคัญ

Q. บริษัทขนาดเล็กสามารถใช้ส่วนลดสำหรับองค์กรได้หรือไม่?

ใช่ มีหลายวิธีในการใช้ส่วนลดสำหรับองค์กรที่ไม่ขึ้นอยู่กับขนาดของบริษัท เว็บไซต์จองที่พักสำหรับองค์กรสามารถเริ่มใช้งานได้เพียงแค่ลงทะเบียน และบัตรองค์กรบางประเภทสามารถสมัครได้จากเจ้าของธุรกิจส่วนตัว Resort Worx ยังมีแผนสำหรับบริษัทที่มีพนักงานไม่เกิน 50 คนในราคา 49,000 เยนต่อเดือน ซึ่งทำให้สามารถนำไปใช้ได้ง่าย แม้แต่บริษัทขนาดเล็กก็ยังมีผลกระทบในการลดค่าใช้จ่ายในการเดินทางต่อคนที่สูง ดังนั้นจึงแนะนำให้ใช้บริการนี้อย่างเต็มที่